Living La Vida PyME: Porque somos muchos y nos conocemos poco.
En referencia a nuestro artículo Agrega mensajes de protección a los correos de tu PyME encontramos esta columna de León Felipe Sánchez Ambía sobre Correos electrónicos y confidencialidad. Aquí se detalla el aspecto legal y sus consecuencias para México en específico y viene un muy buen ejemplo de texto de acuerdo a las leyes mexicanas.
Algo que ayuda enórmemente a la seguridad de tu información, tanto en tu PyME como en tu vida personal, es contar con una contraseña segura. Por ejemplo: 3l&uijoT3.
Sin embargo, para que sea funcional, una contraseña también debe de ser fácil de recordar. Algo así como: manzana, abol49, etc.
Seguridad y funcionalidad parecen entrar en conflicto pero existe una manera de conciliar ambos intereses.
Debe de ser una cadena de caracteres y números mezclados y sin relación aparente. En específico:
El problema es que una clave así es muy dficil de recordar.
Nuestra contraseña no debe ser un dato que pueda obtenerse fácilmente y/o que esté relacionado a nuestra persona. Ejemplos de contraseñas muy comunes e inseguras (aunque fáciles de recordar) son:
Seguramente has notado que muchas personas tienen por lo menos una etiqueta autoadherible con alguna contraseña pegada en su monitor, a lado de su computadora, en su cuaderno o agenda de trabajo. Esto se debe en gran parte a que las contraseñas son difíciles de recordar.
Si tu contraseña es difícil de recordar, es más probable que tiendas a compartirla, escribirla en un papel o cambiarla por otra más sencilla.
En otras palabras, si la contraseña es fácil de recordar, puedes conservarla sólo en la mente y ésto la hace mucho más segura.
Si vemos la frase original contra el resultado vemos que la ayuda visual facilita mucho y las contraseñas cumplen con todas las caracteríticas de seguridad deseables.
Te recomiendo tratar varias opciones de estas y otras reglas que puedes inventar hasta tener una combinación que te deje tranquilo en seguridad y facilidad.
Apenas hace diez años, el acceso a la banca en internet (o banca en línea como también se le conoce) estaba limitada sólo a las empresas más sofisticadas. Las soluciones electrónicas eran desarrolladas a la medida y para instalarlas debían participar las áreas de tecnología tanto de los bancos como de los negocios empresariales. De hecho, vender una solución de este tipo estaba a cargo de especialistas certificados con amplios conocimientos técnicos.
Mucho ha pasado desde entonces: expansión explosiva de usuarios de internet, estandarización de los servicios de banca en internet y esquemas de distribución masiva dirigida a todas las empresas, ya sean micros, pequeñas, medianas o grandes.
Hoy en día, contratar la banca en internet es muy fácil, con requisitos mínimos y acceso prácticamente inmediato. Los beneficios son múltiples y su operación es muy segura. Revisemos las principales características de este servicio que mejorará la operación de tu negocio.
8 beneficios para tu PyME
Nota: Los beneficios dependen de cada banco, por lo que es recomendable que revises con detalle las ofertas existentes en el mercado.
5 requisitos para contratar y operar de manera inmediata
2 consejos de seguridad
La banca en internet optimiza el manejo de tu negocio, tanto en la operación diaria de tu PyME, como en los procesos y controles administrativos. Existen servicios agregados que además te permiten contar con páginas de internet y soluciones de comercio electrónico (principalmente recepción de pagos), así como con cuentas de correo electrónico. Si ya la tienes, asegúrate de que conoces todas las funcionaliades que te ofrecen; y si no la has contratado, acércate a tu banco: hazlo vía internet para comparar las ofertas y acude a la sucursal para validar que existe alguien que podrás resolverte cualquier duda.
Imagen de infosys
Una abogado decidió independizarse y crear su propia firma. Trabajo muchos años en uno de los despachos más grandes y prestigiados de México y lo dejó voluntariamente para forma su PyME especialziada en derecho corporativo.
Lo conocí porque la firma grande es nuestro cliente. Al crear la nueva empresa el abogado en cuestión nos invitó a su proveedores así que conocemos la empresa de origen y la nueva PyME.
A pesar de que un factor que lo convenció de tener un proyecto independiente fue el poder eliminar la burocracia y papelero que requiere una empresa de cientos de empleados una de las primeras cosas que creo para su PyME fue un manual de imagen de (hasta ahora) 34 páginas.
No suena muy libre de burocracia que digamos ¿o sí?
Él insistió en que el manual era 100% valor, nada de paja. La idea original fue:
Crear un documento en su computadora para registrar puntos valiosos para una persona de nuevo ingreso.
Me invitó a revisarlo y, efectivamente: ¡34 página de contenido útil y profesional!. Algunos de los puntos tocados eran:
Después de hojearlo, imaginé a un nuevo empleado de una PyME recibiendo dicho documento.
Por último, el abogado en cuestión mencionó que algo clave para mantener al día el manual era tener un encargado claro y fijo para la tarea y que dicha persona sea de un alto nivel dentro de la empresa, preferentemente un socio.
¿Qué es lo que debes de promover? ¿la invención o la innovación? Al fin y al cabo existe una sutil pero importante diferencia. Vayamos a las definiciones.
Inventar es crear algo nuevo que antes no existía. En los negocios, puedes inventar nuevos productos, servicios o procesos.
Innovar es la aplicación práctica de los inventos. Las novedades se introducen en los servicios, productos y procesos para ofrecer algo diferente.
Ambas son importantes, pero a menos que tu nicho se encuentre específicamente en la invención, la decisión más redituable para las pequeñas y medianas empresas se encuentra en innovar. Tristemente miles de inventos surgen día a día sin poderse insertar en el mercado. En un juego de números, las probabilidades están a favor de mejorar algo existente que de crear algo de la nada.
La innovación en las PyMEs puede ser de productos/servicios o de procesos, cada una con sus propias ventajas. Mientras que la innovación de procesos está orientada a encontrar modos más eficientes de crear esos productos o entregar esos servicios, la innovación de productos/servicios se orienta a encontrar esa posición en el mercado donde tu oferta encuentra la demanda.
Las ventajas de innovar en productos/servicios incluyen:
Las ventajas de innovar en procesos son:
Revisa los productos que has comprado o los servicios que has adquirido recientemente. ¿Notas alguna aplicación innovadora? ¿Esa innovación influyó en tu decisión de compra? Analiza tu propia experiencia y aplícala en tu PyME.
Imagen por caffeineslinger
Bajo la filosofía de “No está de más” o “Mejor prevenir que lamentar” recomendamos agregar un pie legal a los correos que salen de tu PyME.
La efectividad legal varía de país a país, pero pueden servir los siguientes propósitos:
Te recomendamos también:
Este mensaje y los archivos anexos son confidenciales. Se dirigen exclusivamente al destinatario referenciado. Si usted no es el destinatario, lo ha recibido por error o tiene conocimiento del mismo por cualquier motivo proceda a destruirlo y notifique al remitente. No está permitido utilizar, reproducir, alterar, archivar o comunicar a terceros el presente todo ello bajo pena de incurrir en responsabilidades legales. Las opiniones contenidas en este mensaje y en los archivos adjuntos, pertenecen exclusivamente al remitente y no representan la opinión de la empresa salvo que se diga expresamente y el remitente esté autorizado para ello. El emisor no garantiza la integridad, rapidez o seguridad del presente correo, ni se responsabiliza de posibles perjuicios derivados de la captura, incorporaciones de virus o cualesquiera otras manipulaciones efectuadas por terceros.
Si lo tienes, úsalo.
Hace unos meses, tuve una conversación que se me quedó muy grabada. Estaba en las oficinas de un cliente terminando una de las sesiones de consultoría para un proyecto que le estamos realizando y había que revisar sus procesos. Casi para finalizar me dio una lista de documentación que permanece en el archivo del proyecto cuando éste se completa.
- “En esta lista tienes como uno de los documentos a incluir en el archivo la encuesta de retroalimentación de los clientes. Cuéntame cómo la aplican”
- “Pues mira, la entregamos siempre junto con el documento de cierre del proyecto. Algunos clientes la llenan y la regresan. A los que no la llenan a mano les enviamos un correo electrónico que los invita a llenar la formita en internet.”
- “¿Cómo cuántos clientes la completan?”
- “Más o menos, redondeando, yo diría que un 60%”
- “Y ¿qué hacen con ella?”
- “La metemos al archivo”
- “No, me refiero a qué hacen con la información de la encuesta”
- “Nada. La metemos al archivo”
Considero que este es un claro ejemplo de cómo se desaprovecha la información. Platicamos un poco más sobre el tema y al final me dijo que la encuesta la tienen porque “hay que tenerla” pero que en realidad no explotan los resultados que encuentran ahí, a menos de que en la sección de comentarios haya una queja fuerte por parte del cliente, porque a esas si les da seguimiento la Dirección.
El gran error que está cometiendo mi cliente y la oportunidad que están dejando pasar es la de utilizar activamente la evaluación de su cliente. La realidad es que a los clientes les da flojera llenar las encuestas de satisfacción, a menos de que estén realmente insatisfechos. Todavía menos te dedican el tiempo para llenar la sección de comentarios. Pero si estás recibiendo esa información: ¡úsala!
Las cinco cosas que debes de hacer después de recibir retroalimentación:
En la medida en que le dediques tiempo a utilizar la información que recabes, tu empresa mejorará sus procesos, tus clientes tendrán una mejor experiencia de tus servicios, tus empleados estarán más interesados en hacer las cosas bien y proponer ideas para hacerlas aún mejor y tus clientes se sentirán permanentemente escuchados. Ganar – ganar y ganar.
Imagen por Eleaf.
De acuerdo con estimaciones de la Secretaría de Economía, en México existen más de 5 millones de Micros, Pequeñas y Medianas Empresas (MiPyMEs) formalmente constituidas. En nuestro país un negocio puede constituirse como Persona Física con Actividad Empresarial (PFAE) o como Persona Moral (PM); actualmente, las PFAEs representan el 80% de las MiPyMEs y las PMs el restante 20%.
Las MiPyMEs formales aportan el 72% de los empleos y generan el 52% del PIB. Dicho de otra forma: 3 de cada 4 empleos y más de la mitad de la producción provienen de las actividad de este segmento “formalizado”.
Adicionalmente, se estima que existen más de 4 millones de negocios informales, principalmente microempresarios dedicados al comercio y a los servicios. Muchos de estos negocios cambian continuamente de giro, desaparecen o permanecen en la informalidad para evitar el pago de impuestos.
Es decir, las MiPyMEs – una vez sumadas las formales e informales- ascienden a 9 millones de unidades económicas y -según estimaciónes de empresas privadas- aportan el 80% del empleo y el 60% de la producción.
No es un secreto, por tanto, que para que nuestro país prospere de una manera dinámica y sostenida es necesario que las MiPyMEs lo hagan primeramente, pues son el motor de la economía del país.
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Notas:
Las personas que conforman tu organización son posiblemente el recurso más valioso con el que cuentas. Es por ello que es indispensable mantener la armonía interpersonal. Todos tenemos diferentes personalidades y modos de ver la vida. Es muy frecuente que esas personalidades choquen, y aunque no podemos evitar que suceda, si podemos tomar medidas para disminuir esos roces.
Sin abundar demasiado en temas de personalidad, rápidamente podemos identificar por lo menos 4 tipos diferentes, y para hacerlo más sencillo los nombraremos con figuras:
Todos tenemos por lo menos 2 de estos tipos de personalidad, pero siempre una predomina. Cuando varias personas interactúan a la vez, en una junta o haciendo trabajos en equipo, se hace muy evidente la personalidad de cada quien. Veamos ejemplos de cómo identificarlos.
Imaginemos que todas las personalidades se juntan a hacer un trabajo en equipo, es excelente momento para observar como se comporta cada uno.
El triángulo está pendiente del reloj, les pide a todos su puntualidad, avisa cuando es hora de terminar el break, va midiendo los avances. Sus frases habituales son “llevamos X minutos en esta tarea”, “Nos quedan dos horas de la reunión”, “¿A qué hora quedamos para mañana?, etc. Su computadora tiene sus carpetas organizadas por fechas.
Mientras tanto el cuadrado está pendiente del proceso, seguir los pasos, numerar la agenda, poner en orden los documentos, organizar que todos hablen uno a la vez y estar pendiente de que las demás personas mantengan su foco en la tarea a realizar. El tipo de frases que le escucharás decir son: “Este documento indica que sigamos estos pasos”, “Regresemos a la tarea” o “Platiquen allá afuera”; adicionalmente lo verás juntando los papeles en pilas ordenadas y posiblemente sea el único que recordó llevar los fólders o las carpetas para guardarlos. Su computadora tiene las carpetas organizadas jerárquicamente, posiblemente con varios niveles de profundidad. (Documentos>Clientes>Nombre del cliente>Nombre del proyecto>Fases…).
La equis (o estrella) está pendiente del resultado. No le importa seguir los pasos siempre y cuando el objetivo final se consiga. Son despistados, desorganizados e impuntales. Cuando está enfocado en una tarea pierde por completo la noción del tiempo. Siempre están concentrados en el “Big Picture” y en las “Soluciones fuera de la caja”. Y frecuentemente son la peor pesadilla de los cuadrados y los triángulos por igual. Su computadora tiene miles de íconos en el escritorio y posiblemente les tome mucho tiempo encontrar el archivo que están buscando. Frases frecuentes que utilizan son “les propongo una alternativa”, “creo que hay un modo más rápido de conseguir esto”, “intentermos un acercamiento diferente”.
Finalmente los círculos están pendientes de las personas. Cuando hay una reunión son los que llegan con las donas y galletitas. Están pendientes de que todos estén cómodos, y lo preguntan constantemente “¿están bien?, ¿quieren algo?”, jugando permanentemente al buen anfitrión. También juegan el papel de solucionar las controversias que resultan, tratando de dar la oportunidad a ambos lados de expresar su punto de vista. Le importa mucho mantener la sensación de justicia y balance. Cuando se hace tarde es quien sugiere que es hora de pedir la pizza. Su computadora tiene un fondo de pantalla personalizado, muchas veces de sus amigos o familia.
Ya identificadas estas personalidades ¿qué beneficios prácticos tiene en una pequeña o mediana empresa? Tenemos varios ejemplos de cómo aplicar esta información:
Si te encuentras en una posición de autoridad puedes asignar tareas o responsabilidades con base a la personalidad de cada quien. Tareas minuciosas a los cuadrados, tareas con fechas límites estrictas a los triángulos, relaciones interpersonales a los círculos y resolución de problemas a las equis (estrellas).
Si debes de coordinar trabajo en equipo es importante permitir que las personalidades se expresen. Para mantener el balance hay que evitar los choques entre equis y cuadrados o triángulos. Esto es posible entregando instrucciones muy claras a todos tanto de procedimiento como de tiempo. Cuando una equis se descarrile basta con recordarle las instrucciones para que continúen en armonía. Y nunca hay que olvidar ponerle atención al círculo cuando intervenga u opine.
Finalmente, identifícate a ti mismo. Nadie está condenado a las actitudes de su personalidad, identificarlas es el mejor camino a tomar acciones para evitar roces. También puedes ajustar el modo en el que ves a tus compañeros, atender las necesidades de tiempo de los triángulos, el orden de los cuadrados, el disparate de las estrellas y la empatía de los círculos.
Esta es la segunda parte del artículo. Para leer la primera sigue este enlace.
Jacinto, Juan y Feliciano tenían aseguradas 700 piezas de una venta de 1,000 unidades para Russell Smith. El Señor Cipriano, dueño de un taller con capacidad de producción de 500 piezas había decidido no entrar en el negocio. La posición de Cipriano era inflexible, precio lleno o nada. Jacinto se dio cuenta que era hora de hacer una nueva llamada al Sr. Smith, pero primero quería revisar sus alternativas.
Los 4 talleres de su pueblo no eran los únicos del Estado de Oaxaca, pero él no conocía personalmente a ninguno. Juan, por el otro lado, tenía un cuñado de su prima que se dedicaba al barro negro, y estaba a dos pueblos de distancia. Le llamaron por teléfono y le contaron que podrían colocar 300 piezas de artesanía. Hermenegildo, el cuñado de la prima, quedó en hacerles llegar con su hermano unas piezas de muestra al día siguiente. Juan y Feliciano estaban optimistas de haber resuelto el problema. Jacinto todavía estaba con reservas. “Hasta no ver no creer” pensaba.
Al día siguiente llegaron las muestras. Todo bien a primera inspección, pero a la hora de compararlas vieron que las figuras no eran del mismo tono que las suyas. Claramente había una variación de color que Jacinto no sabía si sería aceptable para su cliente. Como alternativas adicionales pensó en pedirle un cambio de precios, venderle a $11 las piezas que habían originalmente quedado en $10, y solicitar envíos parciales hasta completar las 1000 piezas. Llamó al Sr. Smith y le planteó todas las alternativas.
Smith lo escuchó y le comentó que el precio de $10 que habían acordado era su máximo posible, cualquier variación causaría que no tuviera el dinero suficiente para pagar el transporte. Sobre los envíos parciales, nuevamente el obstáculo fue el transporte. El espacio contratado en el contenedor era para las 1000 piezas, enviar menos era espacio desperdiciado, y el costo de enviar las 300 adicionales era el mismo que el envío original, lo cual duplicaba el costo del transporte. Las 1000 piezas juntas eran indispensables.
Escuchando los argumentos de Smith y recordando su conversación en la feria de la Ciudad de México, Jacinto se dió cuenta que era mejor ni siquiera mencionar la variación de color. Smith le habia dejado muy claro que requería que la calidad no variara. Jacinto no estaba seguro que la variación de color no fuera por una calidad inferior en la fabricación, pero no estaba listo para jugar su reputación en ello. Jacinto agradeció las respuestas de Smith y quedó en llamarle nuevamente cuando tuviera una respuesta definitiva.
Jacinto nuevamente consultó con su esposa. Le comentó su frustración por tener casi al alcance de su mano la oportunidad para reactivar sus ventas, que tanta falta le hacían. Habló también del coraje contra Cipriano, que por lo que parecía ser únicamente avaricia no quería colaborar cuando Juan y Feliciano habían aceptado con gran agradecimiento la invitación. Ahora se encontraba en la encrucijada de no poder avanzar con el negocio y veía como se le iba poco a poco de su alcance. La esposa de Jacinto le sugirió dormir y seguir pensando por la mañana, con la cabeza más fresca.
Al día siguiente mientras desayunaban la esposa de Jacinto le dijo: “Desperté pensando una cosa, ¿hay posibilidades de que Smith compre nuevamente o esta es una compra única.” A Jacinto le brillaron los ojos, dejó su desayuno a medio comer y salió corriendo a llamar al Sr. Smith.
Para Jacinto esa era la pieza clave de información que le faltaba para evadir el obstáculo. Después de hablar con el Sr. Smith se sentó a hacer números. Le habían confirmado que la compra de 1000 piezas no era de una sola vez, sino que pensaba hacer esa compra por lo menos 4 veces más. Cinco mil piezas totales en el año. A Jacinto no le había quedado claro eso al principio, parte por ser novato en el tema de la exportación y parte por tener la cabeza tan centrada en conseguir la producción de las primeras 1000.
Jacinto se reunió con Juan y Feliciano y les presentó los números. Esas cinco mil piezas eran más de lo que hubieran vendido en un año con turismo abundante. Revisaron sus costos y los ingresos prometidos y vieron que nuevamente cooperando tenían la solución. Cada uno de ellos contrató a una persona adicional para trabajar en sus talleres. Esto incrementó la producción en 100 unidades para cada uno de ellos. La artesanía es un trabajo básicamente manual, pero incrementar la mano de obra les permitió alcanzar un mejor ritmo de salida de las figuras aplicando un sistema simple de producción en línea. Los ingresos fijos les permitieron tomar decisiones de inversión en herramientas y en equipo, lo cual les hizo mejorar la calidad de la producción aún más.
Meses adelante, por la época del tercer pedido del Sr. Smith, los 3 talleres estaban acostumbrados al trabajo en conjunto. Incluso fueron integrándose un poco más, hacían compras conjuntas obteniendo mejores precios por el mayoreo. Nunca se fusionaron en un sólo taller, no porque fueran adversos a la colaboración, sino porque cada uno de ellos gozaba de la idea de ser dueño de su propio taller y disfrutaba de su independencia. Pero de esa primera experiencia en adelante, siempre contaron con el apoyo de los otros para lograr la venta. En especial aquellas que surgieron de las recomendaciones del mismo Sr. Smith.
Los invitamos a la discusión. Así es como se resolvió este caso particular, ¿ustedes que solución hubieran planteado?
En el próximo artículo hablaremos de cuáles alternativas tienen las pequeñas y medianas empresas para hacer crecer el mercado en lugar de únicamente pelearse por la participación del mercado existente.
p.s. Algunos preguntarán qué fue de Cipriano. ¿De dónde creen que salieron los trabajadores capacitados que se contrataron? Meses después se retiró, cerró el taller y sus hijas convirtieron el local en una panadería.
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