Quién decides incorporar a tu equipo de trabajo es algo que va mucho más allá que el currículum. Cada persona nueva que entra afecta la cultura organizacional. Tómate el tiempo de elegir a la persona que cumpla con tus requisitos de estudios y experiencia para cubrir el puesto, pero también toma en cuenta su actitud, cómo se comporta en la entrevista, las palabras que utiliza, cómo se expresa de sus trabajos anteriores y de sus colaboradores.

También debes de expicarle desde el inicio cuáles son los valores de la empresa, cómo es el ritmo de trabajo y el nivel de resultados que se espera de él o ella.

Entrenamiento

El entrenamiento es una fase que dura por lo menos durante el primer año de que se incorpora un nuevo trabajador y después debe de ser complementado con capacitación frecuente.

Que las personas sepan que te interesa su crecimiento y superación es un gran motivador que actúa silenciosamente. Además, el entrenamiento no se relaciona únicamente con herramientas de trabajo, también influye directamente en la cultura laboral y promueve la retención del personal. Especialmente de aquellos quienes consideras clave.

Desarrollo

Las Pequeñas y Medianas empresas se encuentran en permanente desarrollo. Pero es necesario explotarlo.

Crea planes que eviten la saturación de tu personal. Proporciona actividades retadoras y permite que tus empleados tengan la capacidad de influir sobre las decisiones que determinan sus proyectos. Siempre comunica el “qué sigue”, de ese modo todos en conjunto pueden avanzar sabiendo que en el futuro hay nuevas oportunidades de crecimiento y desarrollo.

Dentro del desarrollo es que se establecen y alcanzan los objetivos. Siempre hay algo que mejorar y algo que perseguir. Las empresas están en constante evolución y hay que reconocerlo, incorporarlo y compartirlo. Sólo así podrá una PyME mantenerse vigente y crecer por arriba de la competencia y los contratiempos eventuales.

Las personas que conforman tu organización son posiblemente el recurso más valioso con el que cuentas. Es por ello que es indispensable mantener la armonía interpersonal. Todos tenemos diferentes personalidades y modos de ver la vida. Es muy frecuente que esas personalidades choquen, y aunque no podemos evitar que suceda, si podemos tomar medidas para disminuir esos roces.

Sin abundar demasiado en temas de personalidad, rápidamente podemos identificar por lo menos 4 tipos diferentes, y para hacerlo más sencillo los nombraremos con figuras:

• El triángulo, énfasis en el tiempo
• El círculo,  énfasis en las personas
• El cuadrado, énfasis en el proceso
• La equis, énfasis en el resultado.

Todos tenemos por lo menos 2 de estos tipos de personalidad, pero siempre una predomina. Cuando varias personas interactúan a la vez, en una junta o haciendo trabajos en equipo, se hace muy evidente la personalidad de cada quien. Veamos ejemplos de cómo identificarlos.

Imaginemos que todas las personalidades se juntan a hacer un trabajo en equipo, es excelente momento para observar como se comporta cada uno.

El triángulo está pendiente del reloj, les pide a todos su puntualidad, avisa cuando es hora de terminar el break, va midiendo los avances. Sus frases habituales son “llevamos X minutos en esta tarea”, “Nos quedan dos horas de la reunión”, “¿A qué hora quedamos para mañana?, etc. Su computadora tiene sus carpetas organizadas por fechas.

Mientras tanto el cuadrado está pendiente del proceso, seguir los pasos, numerar la agenda, poner en orden los documentos, organizar que todos hablen uno a la vez y estar pendiente de que las demás personas mantengan su foco en la tarea a realizar. El tipo de frases que le escucharás decir son: “Este documento indica que sigamos estos pasos”, “Regresemos a la tarea” o “Platiquen allá afuera”; adicionalmente lo verás juntando los papeles en pilas ordenadas y posiblemente sea el único que recordó llevar los fólders o las carpetas para guardarlos. Su computadora tiene las carpetas organizadas jerárquicamente, posiblemente con varios niveles de profundidad. (Documentos>Clientes>Nombre del cliente>Nombre del proyecto>Fases…).

La equis (o estrella) está pendiente del resultado. No le importa seguir los pasos siempre y cuando el objetivo final se consiga. Son despistados, desorganizados e impuntales. Cuando está enfocado en una tarea pierde por completo la noción del tiempo. Siempre están concentrados en el “Big Picture” y en las “Soluciones fuera de la caja”. Y frecuentemente son la peor pesadilla de los cuadrados y los triángulos por igual. Su computadora tiene miles de íconos en el escritorio y posiblemente les tome mucho tiempo encontrar el archivo que están buscando. Frases frecuentes que utilizan son “les propongo una alternativa”, “creo que hay un modo más rápido de conseguir esto”, “intentermos un acercamiento diferente”.

Finalmente los círculos están pendientes de las personas. Cuando hay una reunión son los que llegan con las donas y galletitas. Están pendientes de que todos estén cómodos, y lo preguntan constantemente “¿están bien?, ¿quieren algo?”, jugando permanentemente al buen anfitrión. También juegan el papel de solucionar las controversias que resultan, tratando de dar la oportunidad a ambos lados de expresar su punto de vista. Le importa mucho mantener la sensación de justicia y balance. Cuando se hace tarde es quien sugiere que es hora de pedir la pizza. Su computadora tiene un fondo de pantalla personalizado, muchas veces de sus amigos o familia.

Ya identificadas estas personalidades ¿qué beneficios prácticos tiene en una pequeña o mediana empresa? Tenemos varios ejemplos de cómo aplicar esta información:

Si te encuentras en una posición de autoridad puedes asignar tareas o responsabilidades con base a la personalidad de cada quien. Tareas minuciosas a los cuadrados, tareas con fechas límites estrictas a los triángulos, relaciones interpersonales a los círculos y resolución de problemas a las equis (estrellas).

Si debes de coordinar trabajo en equipo es importante permitir que las personalidades se expresen. Para mantener el balance hay que evitar los choques entre equis y cuadrados o triángulos. Esto es posible entregando instrucciones muy claras a todos tanto de procedimiento como de tiempo. Cuando una equis se descarrile basta con recordarle las instrucciones para que continúen en armonía. Y nunca hay que olvidar ponerle atención al círculo cuando intervenga u opine.

Finalmente, identifícate a ti mismo. Nadie está condenado a las actitudes de su personalidad, identificarlas es el mejor camino a tomar acciones para evitar roces. También puedes ajustar el modo en el que ves a tus compañeros, atender las necesidades de tiempo de los triángulos, el orden de los cuadrados, el disparate de las estrellas y la empatía de los círculos.

¿Quién no recuerda el ritual de hacer los equipos antes de la cascarita? Los líderes escogían rápidamente sin pensar y sólo al último evaluaban – con mayor profundidad – a  quién escoger de los dos o tres que casi siempre se codeaban en las rondas finales. Una vez formados los equipos, se implantaba la siempre exitosa estrategia: ubicar a los mejores jugadores en la delantera -para meter goles- y a los menos buenos en la defensa -para evitarlos.

Así de simple y así de exitoso. Los objetivos para garantizar la diversión se cumplían satisfactoriamente: orden a través del ritual y sentido con la estrategia. Los dos equipos eran ganadores ya de por sí, aunque quien lograba ganar efectivamente era casi siempre el equipo mejor conjuntado: un objetivo en común bien definido y una ubicación certera de los jugadores donde más podían aportar.

He visto aplicar una y otra vez esta misma lógica en las PyMEs para integrar sus equipos y ejecutar su estrategia: los mejores (o los que se cree que son los mejores) en  las áreas de ventas -para meter goles- y los menos buenos (o los que se cree que son los menos buenos) en las áreas de apoyo -para evitarlos.

Así de simple, sin embargo no tan exitoso. En contraste con la cascarita, los objetivos de las PyMEs son más complejos, por lo que esta estrategia resulta insuficiente: por un lado, no se define qué talento requiere el negocio (ni en dónde) y por otro, los mecanismos para identificar el talento son inexistentes o poco efectivos. Por tanto, la integración del equipo no es la adecuada. Las personas no se ubican donde se requieren, lo que provoca varias “pifias”: talentos desperdiciados en puestos de bajo impacto, personas sin las competencias requeridas ocupando puestos clave, lo que a su vez provoca que el equipo no esté conjuntado, es decir que sea incapaz de ejecutar tareas para alcanzar objetivos comunes.

Incluso se presentan situaciones tan absurdas como asignar a personas a tareas para las que no tienen las competencias; por ejemplo ejecutar el lanzamiento de un nuevo producto, cuando el conocimiento operativo del mismo y su experiencia en la comercialización son deficientes. Como es de esperarse el resultado será desastroso, aún cuando el creador del producto sea un genio y el vendedor una estrella.

Esto es equivalente a que el balón no llegue a los delanteros y si llega sea prácticamente imposible meter goles: por la deficiencia del pase o por la falta de habilidad del delantero para rematar. Lo que resulta curioso es que el Director Técnico no entiende porque, con sus “mejores” jugadores en la delantera, el equipo es goleado partido tras partido.

Así, como dueño de una PyME es fundamental que identifiques qué talento requieres en las dieferntes áreas de tu negocio para lograr el éxito que te has planteado y que efectivamente lo busques, ubicando a las personas donde más valor generarán.

Si Eric Schmidt, Presidente y director ejecutivo de Google lo recomienda vale la pena considerarlo.

Consíguete un asesor.

Empieza por aceptar los siguientes puntos:

• El asesor NO tiene que conocer más que tú de tu negocio o tu PyME.
• Pedir asesoría no implica falta de inteligencia de quien la solicita.
• Si tu asesor no es el non plus ultra de los asesores, no vale la pena.
• Los problemas de tu PyME no son exclusivos de tu negocio. En gran medida toda PyME lidia con problemas equiparables.

Simplemente se busca alguien que no esté en el día a día de tu PyME, confiable y que traiga una perspectiva sin compromiso internos (Ceguera de taller).

Voy a citar libremente al Señor Q de la revista Expansión:

Pide ayuda porque simplemente es una estrategia de trabajo y vida muy superior a querer hacerlo o resolverlo todo individualmente.

Finalmente, y para ilustrar el punto y aligerar el tema con humor, una pequeña viñeta que ilustra la realidad de lo únicos y incomprensibles que cada PyME (en inglés).

Nuestros problemas no son tan únicos y especiales. (Imagen de: http://xkcd.com/)

Como es obvio, el trabajo en equipo es mucho más que sólo tener a un grupo de personas trabajando en un mismo proyecto.

Lograr una verdadera sinergia entre todos los integrantes de una PyME (o por lo menos entre todos aquellos que trabajan en el mismo proyecto) es algo que no viene por default al trabajar varias personas.

Como PyME es frecuente no contar con un proceso definido de comunicación, trabajo, jerarquías, roles, etc.

Una manera de darnos una idea si vamos por buen camino es realizar las siguiente preguntas que lista y explica Angélica de la Vega en su nota Cómo hacer de tu equipo una filarmónica en cnnexpasión.com:

• ¿cómo inicias tu jornada de trabajo?
• ¿con qué estado de ánimo inicias tu día laboral?
• ¿cómo te comportas en tu oficina? ¿eres “el experto” o eres parte de un equipo de trabajo?
• ¿existe un lenguaje común en tu organización?, ¿la comunicación es clara y efectiva?
• ¿en tu PyME (corporación) están fomentando el trabajo en equipo?
• ¿estableces objetivos específicos y retadores a tu gente?, ¿les has explicado la importancia de su trabajo para la empresa?
• ¿compensas y reconoces el trabajo en equipo?
• ¿permites el aprendizaje individual y colectivo?

Si bien en dificil implentar toda una estructura de trabajo en equipo en el corto plazo, es simple tomar unos minutos y hacernos las preguntas anteriores para tomar alguna acción hacia la respuesta que mejore nuestra “Filarmónica”.