Como muchos libros escritos por CEOs, COOs o consultores de grandes multinacionales puede resultar difícil abstraer su esencia y puntos de aplicación para PyMEs.

Aquí comparto algunas notas que tomé con ojos de PyME sobre dicho libro.

Su tema principal es la importancia de enfocarte en la Operación y Ejecución. Así como el cómo lograr que estos enfoques sean parte de la cultura de tu empresa.

Notas sobre Execution

Ejecución es lograr que un objetivo, plan, estrategia se materialice. Grandes planes y estrategias correctas fallas en la operación.

Las tres áreas a contemplar para lograr incorporar la ejecución como cultura en tu PyME son:

1. Estrategia.
2. Factor humano
3. El proceso Operativo (que une los dos anteriores)

Se describe la cultura de ejecución como:

Un proceso sistemático para hacer que la realidad salga a flote y lidiar con ella.

Para lograr lo anterior se requiere en la organización:

1. Diálogo robusto
2. Asignación de responsabilidad: consecuencias y recompensas.
3. Seguimiento

El líder de la organización es el responsable inequívoco de la ejecución.

Ejecución es (o debe ser):

1. Disciplina en línea con la estregia.
2. La tarea más importante del líder.
3. Un elemento de la cultura de la empresa

• Todos lo hacen
• Siempre se hace
• Se mide

La ejecución debe implementarse con: Rigor, intensidad y profundidad.

El líder debe estar personalmente involucrado en el proceso de la ejecución.

Buena frase sobre la importancia del líder en la operación:

El entrenador de un equipo debe estar en la cancha y en los casilleros: No en la oficina.

Hace mucho énfasis en que en la empresa (en PyMEs es especialmente importante) debe existir un diálogo robusto, abierto, informal, enfocado y real entre las personas.

La mejor frase del libro a mi parecer es:

El tono del diálogo entre las personas en una empresa define que tan bien opera la organización. El diálogo es la unidad más básica de trabajo.

La ejecución debe contar con un plan de contingencia.

Otras perlas de sabiduría para PyMEs:

7 características del líder

1. Conoce a tu gente y tu negocio: conectar, cuestionar, acordar. Discusiones intelectuales. Agradecimiento.  Mente abierta y propositiva.
2. Insistir en realismo
3. Determinar metas y prioridades claras: pocas y claras. Un objetivo claro y bien explicado se vuelve o se aprecia como algo que tiene y es sentido común.
4. Dar seguimiento
5. Recompensar a los que logran las metas
6. Expander las capacidades de los individuos: coaching. Cada interacción es oportunidad de coaching. Coaching es el arte de las preguntas correctas.
7. Conocerse a uno mismo: fortaleza emocional.

Marco para cambio cultural

1. Hardware: estrategia y estructura
2. Software: individuos

Crear una maquinaria social que ligue el comportamiento a los resultados.

Para lograrlo con cada individuo o área:

1. Especificar resultados deseados
2. Se discute el como
3. Si se logra, se recompensa. Si no, hay tres opciones: más coaching, asignar a otra área o eliminar de la organización.

Cuidado con las recompensas grupales o verticales sobre las individuales. Si el individuo no es responsable directamente puede cobijarse bajo el equipo o recibir recompensas sin hacer realmente esfuerzo.

Otra gran frase:

No puede pensar que debes de actuar de una forma diferente, debes de actuar de forma diferente para que cambie tu manera de pensar.

You don’t think yourself into a new acting, you act yourself into a new way of thinking.

La cultura debe ser tal que mi colega de trabajo no sea percibido como mi competencia.

A muchos líderes les encanta dar premios y recompensas y es muy difícil decirle a alguien: No lo lograste, no te toca la recompensa. Sin embargo, es requerido de un líder ligar los premios a resultados y acotarse a disciplina de lo acordado. Lo anterior sin duda requiere fortaleza emocional.

Recompensa y reconoce tanto los números (resultados) como la actitud (el proceso).

Cuidado con lo que mides, ya que sólo en lo que mides obtendrás resultados. Las áreas en las que obtienes resultados define tu PyME.

Sin embargo, asignar recompensas y consecuencias no es suficiente: Se requiere coaching permanente y trabajar los mecanismos de interacción social.

Dichos mecanismos sociales en la PyME deberán:

1. Operar transparentemente a todos los niveles de la organización. Viendo hacia adentro y afuera de la organización.
2. Ser el lugar donde se practican los valores de la empresa y el líder.

Básicamente es contar con un canal de comunicación periódico y transparente para revisar y determinar acciones actuales y futuras.

Al discutir y dialogar: Verdad sobre armonía. Informalidad en el tono. Al terminar, cierre claro.

El diálogo robusto

El diálogo de la organización es el diálogo que el líder demuestra y tolera.

La tarea que el líder no puede delegar

Seleccionar, desarrollar  y evaluar personal.

Conclusión para PyMEs

Como las películas a lo libros, las notas sobre un libro jamás le harán justicia a la obra completa. Se recomienda leer el libro completo pero para PyMEs las siguientes puntos son valiosos para pavimentar el camino del crecimiento:

1. El líder tiene responsabilidad innegable para con la ejecución y operación.
2. El tono y características del diálogo de las personas en tu PyME define tu cultura.

Además de aprovechar al máximo los últimos días de este año -en lo que a ventas se refiere, vale la pena dedicar unas horas (o incluso un día entero) a planear el 2010.

La mayoría de las PyMEs se ven envueltas en el día a día y los procesos de planeación constituyen mas bien un deseo que pocas veces se logra. En algunos negocios el ejercicio se lleva a cabo, pero los resultados se olvidan al cabo de unas semanas y el tiempo invertido se percibe como poco productivo. Sin embargo, hay negocios (micros, pequeños, medianos y grandes) que planean con efectividad y ello representa más probabilidades de incrementar sus utilidades (o los objetivos de negocio que se estén persiguiendo). Esta demostrado que quien planea bien y define las acciones críticas de ejecución, casi asegura unos resultados más atractivos.

Así, para enfrentar exitósamente el año 2010, es necesario ejcutar los siguientes 5 pasos para una planeación efectiva:

1. Échale un vistazo a las expectativas del entorno y define cómo participa tu negocio dentro de él.
   • La mayoría de las economías saldrán de la recesión -incluyendo a nuestro país- retomando el dinamismo.
   • Hay que revisar por sector cuáles son las expectativas; por ejemplo, si tus productos son de exportación tendrán mayor demanda que si están relacionados con el consumo interno.
   • Utiliza, sobretodo, la sensibilidad que has adquirido y con base en ello, establece qué capacidades deberás crecer, desde inventarios, pasando por personal y distribución. ¿En dónde debes invertir para estar preparado o aquién debes capacitar?
2. Define tus objetivos y metas de negocio.
   • La primera pregunta que hay que responder es cuánto quieres generar de utilidades en el año: es momento de que éstas se integren principalmente por el incremento en ventas (no por la reducción de costos o por un incremento en la productividad). Así, hay que definir: ¿cuánto quieres vender?
   • “Querer” incluye la reflexión genuina de cuánto “puedes” vender, considerando tus capacidades actuales y las acciones necesarias para lograr más capacidades. No olvides los costos y los precios -parece obvio, pero no sucede con la frecuencia que requieren las PyMEs.
   • Una vez definida esta meta, es necesario establecer objetivos de desempeño y acitivad. Producción y ventas por tipo de producto, objetivos por vendedor; proyectos internos de eficiencia e instalación de tecnología. Todos y cada uno de tus empleados (incluyéndote) deben tener objetivos de desempeño, pues sólo así es posible contar con un mapa que coordine los esfuerzos hacia la meta de negocios.
3. Identifica con claridad las acciones críticas de éxito.
   • Cada negocio es diferente, tanto por el sector en el que participa, como por su tamaño y complejidad tecnológica; sin embargo los eventos críticos pueden agruparse en dos: a) Por su impacto a las metas de negocio y b) Por su facilidad de instalación.
   • Clasifica en cuatro las combinaciones de tal forma que puedas focalizar los esfuerzos en las acciones de Alto Impacto y Fáciles de Instalar; evalúa las de Alto Impacto y Difíciles de Instalar (sé sincero, pero también toma riesgos).
   • Por ningún motivo dirijas esfuerzos innecesarios a las de Bajo Impacto.
   • Por cierto que realizar la Planeación de 2010 es de Alto Impacto: las acciones que definas te permitirán identificar qué tan fáciles o difíciles son para llevarlas a cabo.
4. Define un esquema de seguimiento y da seguimiento.
   • La principal causa de fracaso de los emprendedores -según estudios internacionales- es la falta de planeación o la ausencia de un plan de negocios; para los negocios en marcha la principal causa es la falta de seguimiento.
   • Una vez que has definido a dónde quieres llegar y cómo vas a lograrlo, es indispensable que definas un esquema que te permita evaluar periódicamente los avances. Si no identificas en dónde vas bien y en dónde te estás atorando, no sabrás qué acciones tomar para intensificar lo que está dando resultados o corregir lo que no.
   • Para ello, se requiere algo más que una planeación y un esquema, se requiere disciplina diaria, voluntad continua y obsesión por que las cosas sucedan.
   • Da seguimiento con mayor frecuencia e inteligencia a la evolución de las acciones clave.
   • Si es necesario, redefine tus metas; es mejor corregir que obsesionarse con algo que no sucederá (muchas veces por factores externos).
5. Cose y canta.
   • Al quinto paso se llega después de varias semanas o meses (incluso años en algunos negocios) de haber insitido en una cultura orientada a los resultados y a la acción.
   • Te darás cuenta de que estás ahí, cuando los cuatro pasos anteriores, en particular el cuarto, formen parte de tus hábitos.
   • Concéntrate en la ejecución en un 80% de tu tiempo y el otro 20% te quedará libre para dedicarle a los pasos 1, 2 y 3.

El éxito en los negocios muy pocas veces es obra de la casualidad o de una idea brillante e innovadora. Las más de las veces, está relacionada con una buena planeación y una mejor ejecución.

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* Este post busca, ante todo, evitar cualquier ejercicio académico de planeación; también pretende que te alejes de la teoría estratégica compilada en libros de texto; la intención de este artículo es propicionar una guía sencilla para ejecutar con mayor efectividad: partiendo de la planeación, pero orientando los esfuerzos al “campo de juego”.