Si eres propietario de una pequeña o mediana empresa (PyME) y deseas optimizar tus operaciones, esta es una lista de que hacer y que NO hacer en tu contabilidad que te ayudará a ahorrar dinero y tiempo valioso.

Veamos primero lo que NO HACER y rectifícalo ahora:

La insistencia de hacerlo por ti mismo

La mayoría de los propietarios de empresas pequeñas y nuevas empresas cometen este error común de querer llevar su contabilidad por ellos mismos. A menos que su experiencia contable sea suficiente, la mayoría de los empresarios posponen esta tarea y terminar con un enorme atraso al final de cada mes. El motivo de hacerlo por si mismo frecuentemente es por querer tener el control sobre la forma de gestionar sus finanzas y evitar los gastos indebidos, pero recuerda, todos esto sucede a costa de desviar su atención central que debe ser la generación de ingresos en sus actividades empresariales y pierden un tiempo valioso, (se estima que los negocios medianos gastan en torno al 20% de su tiempo en la contabilidad).

Así que, ¿por qué salir perdiendo cuando se tienen mejores opciones como contratar a un buen contador dedicado, automatizar o contratar quien te lleve la contabilidad?

Todo-en-uno de la contabilidad (una libreta para todo)

La mayoría de las pequeñas empresas entrar en este hábito de no clasificar los ingresos y gastos y terminar teniendo un solo libro de entradas del diario (para todo). Esto dará lugar a la falta de claridad en cuanto a la actividad empresarial comience a ser mayor. Por ejemplo, si mantienes una cuenta específica para las cuentas por cobrar y está regularmente en lucha para pasar cantidades a la cuenta de las deudas incobrables, muestra la ineficiencia en su proceso de recuperación de cartera .

El no registrar los pequeños gastos

Muchos gastos de pequeña cuantía pasan desapercibidos o simplemente no se registran, ya que creemos que no tiene impacto o que “al SAT ni le va a importar”. Estos pequeños gastos (no deducibles) en un período de tiempo se acumulan y crean un gran agujero para el equilibrio de tus cuentas, si no le haces caso a estos “recibos sin importancia” pueden llegar a ser cruciales a la hora de pagar impuestos.

Sostener la contabilidad sobre una hoja de Excel

Las pequeñas empresas llevan todas su contabilidad en una hoja de Excel, ya que efectivamente facilita las cosas y hasta se ahorran el uso de papel. Pero recuerda que tu negocio crece así que quiéranlo ó no esta hoja de Excel terminará siendo un monstruo inmanejable.

Cosas que hacer en este momento:

Reconcíliate con tu cuenta bancaria

Práctica el hábito de saber cuanto tienes realmente en efectivo y cuanto en tu cuenta bancaria, contra lo que tus números contables dicen. Esta práctica tiene que ser seguido cada mes o al menos cada trimestre para evitar esas discrepancias que puedan resultar fatales.

Mantén copias de seguridad de tus datos contables y financieros

Usar aplicaciones web basadas en la contabilidad que se ocupan de la copia de seguridad de datos. No sólo tienen la virtud de poder accederse desde cualquier lugar, sino que también el sistema se encarga automáticamente de los datos de copia de seguridad. (Google Docs, mi preferido Mesh de Microsoft, DropBox, etc)

Generación de informes

Una de las funciones vitales de la contabilidad es seguir nuestro crecimiento empresarial, pero pocas veces nos vemos de esa manera. La contabilidad por último nos ayudará a seguir nuestros objetivos financieros establecidos y corregirnos si vamos fuera de la pista. Aquí es donde los informes financieros son útiles.

El uso de software

Para muchos de los trabajadores independientes, una contabilidad automatizada y/o programa de software de impuestos ofrece el justo medio entre la contratación de un profesional de contabilidad y hacer él mismo sus libros en una hoja de cálculo.

Existen algunos programas de contabilidad muy populares que están diseñados para satisfacer las necesidades de las pequeñas empresas, algunos son :

* ContPaq (recomendado)
* Control 2000
* Aspel (recomendado)

(Hay otros muchos disponibles en línea, así que, puedes dar clic aquí y ver algunos otros ejemplos en la web.)

Si decides utilizar un paquete de software de contabilidad, asegúrate de leer y seguir cuidadosamente las instrucciones.

Muchos paquetes de software ofrecen un período de prueba gratuito, que puede ser una buena manera de saber utilizar lo que realmente se necesita en el paquete.

Outsourcing (Contratando a terceros)

Aquí es donde el efecto es todo, no se requiere mucha sapiencia para reconocer los beneficios de la subcontratación de los controles contables-fiscales. Recuerda que la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas no son contadores profesionales y tratando de ser LO QUE NO SON se les va en pérdidas de tiempo, dinero y esfuerzos. La contratación de un despacho hace la contabilidad mucho más fácil, estrictamente profesional y sobre todo te da el lujo de centrarse en sus actividades propias del negocio. Siempre es más sabio que depender de contadores expertos en lugar de ser poco profesional con la contabilidad. Tu puedes contratar a un contador hasta por tan solo algunas horas al día

Visto primero en ElConta.Com

Empezamos la parte uno con el peor escenario, que también es el más común.

Las empresas no están acostumbradas a colaborar. El Vox Pópuli empresarial les ha reforzado la idea de que la única opción es la competencia. Lo recalcan constantemente: cree en la competitividad, cómo puedes ser más competitivo, cuáles estructuras organizacionales mejoran la competitividad, cómo ser un líder competitivo.

La realidad es que sí hay que buscar la competitividad, pero en nuestro viaje acelerado hacia la competencia nos hemos olvidado que también hay alternativas. Todas las empresas se pueden beneficiar de colaborar. Pero en este artículo en dos partes trataremos como específicamente las pequeñas y medianas empresas pueden conseguir la venta colaborando. Para muchas de ellas hoy en día, esa venta puede ser la diferencia entre permanecer o cerrar sus puertas.

Basado en una historia real.

Don Jacinto es artesano. En su taller hace figuras de barro negro. Tiene capacidad para producir 250 figuras al mes, pero las ventas han bajado mucho. Este año no han visitado Oaxaca el mismo número de turistas que en años anteriores y algunos meses no ha logrado vender arriba de 10 piezas.

En la misma situación que él están otros 3 artesanos de figuras de barro negro. Don Jacinto sabe que a los demás artesanos no les ha ido mucho mejor en las ventas. Todos culpan a la baja de turismo y sufren de una severa falta de ingresos, es hora de tomar decisiones.

Don Jacinto se enteró de que en la Ciudad de México había una feria de artesanías y decidió inscribirse y probar suerte. Al principio no quería ir porque tenía que invertir en el viaje y nunca antes había participado en una feria similar, pero su esposa lo convenció. El primer día puso su puesto muy tempranito y esperó a que pasara la gente. Vendió algunas figuras, y aunque todavía no recuperaba la inversión de participar, pero se sentía optimista. Después, al siguiente día vendió muchas menos, muchos se acercaron a preguntar por sus productos, pero sin comprarle. Al final del tercer día se acercó un extranjero. Pasó largo tiempo mirando sus figuras, sin hacer preguntas. Finalmente le dijo que era de los Estados Unidos y que estaba muy interesado en comprarle mil figuras para distribuir en una pequeña cadena de tiendas de decoración para quien él era comprador.

Don Jacinto no lo podía creer. Hablaron un poco más y negociaron un precio de mayoreo de 10 pesos por pieza, en lugar de su habitual precio de 12 pesos. Pero Don Jacinto hizo cuentas mentales y le pareció que una utilidad de 2 pesos la pieza era preferible que seguir sin vender. Le dijo al Sr. Smith que le daba mucho gusto haberlo conocido y que le podía entregar 200 piezas al mes, su capacidad máxima de producción.

El Sr. Smith le explicó a Don Jacinto que le quería comprar mil piezas juntas, en una sóla entrega, de ese modo podía consolidar los gastos de exportación, empaque y seguro. Don Jacintó le comentó que no tenía suficiente para hacer la venta y que sentía mucho decepcionarlo. El Sr. Smith le dejó su tarjeta y le comentó que iba a estar unos días más en la ciudad, por si se le ocurría algo. El Sr. Smith fue amable pero inflexible, o mil piezas juntas o nada.

Esa noche Don Jacinto habló con su esposa y le comentó todo sobre la venta que se le fue de las manos. Su esposa le dijo que porqué no le decían a los otros artesanos del pueblo y que entre todos juntaran las 1000 piezas para venderle. Don Jacinto lo meditó un poco, se le hizo una buena idea, y le llamó al Sr. Smith temprano al día siguiente para ofrecerle esa opción. El Sr. Smith le dijo que estaba de acuerdo siempre y cuando la calidad de las figuras fuera similar y que le respetaran el precio.

De regreso en Oaxaca Jacinto se reunió a sus competidores y les explicó que necesitaban entre todos juntar 1000 piezas. Don Juan fue el primero en decir que sí,  le confirmó que él podía producir 250 piezas. Después, al visitar a Don Feliciano podía producir 200 piezas. Tenían ya 700 en total y Don Jacinto sabía que Don Casimiro podía producir 500, así que estaba muy seguro de poderle juntar el pedido entero al Sr. Smith. Le explicó a Caismiro lo mismo que a los demás, que el precio acordado era de 10 pesos, que el pedido total sería de 1000 y que requería de 300 de sus 500 posibles para completar la venta. Don Casimiro lo pensó un poco y le dijo a Don Jacinto que a él no le interesaba hacer el negocio con un precio menor al de la venta. Que no iba a entregarle sus 300 piezas por un peso menos que los 12 habituales y que además siempre se habían encargado cada quien de su propia tienda, ¿cómo es que venía a pedirle que compartieran al cliente?

Don Jacinto se fue un poco desanimado a hacer las cuentas, frente a él había dos alternativas. O dejar pasar el negocio que tanta falta les hacía, o comprarle a Casimiro su producción a precio lleno, lo que significaba para Jacinto perder la utilidad de su propia producción para hacer la compra de las 300 unidades faltantes. No se le hacía justo perder el negocio entero y no hacer la venta, ni quería sacrificar sus ganancias enteras para conseguirla. La venta de todos se caía por la falta de colaboración de uno de los jugadores.

Fin de la parte 1.

Foto por Cosmojojo

Miguel Ramírez Barber nos enumera 7 retos que debe visualizar la empresa familiar que tiene miras a futuro:

1. Reto empresa
2. Reto familia
3. Reto estrategia
4. Reto finanzas
5. Reto gobierno
6. Reto sucesión
7. Reto patrimonio

Revísalos en el artículo completo: 7 retos en empresas familiares.

Conviene tenerlos en mente y revisarlo en equipo periódicamente.