Con esta definición en mente vayamos a un problema común de las PyMEs: Cobrar los servicios por iguala.

Cuando por fin conseguimos un contrato constante y seguro todo son sonrisas. El cliente seguramente obtendrá un mejor precio por unidad de trabajo y tu PyME disfrutará de un contrato periódico.

Los ejemplos

Algunos ejemplos de igualas son:

• Una PyME de abogados: cobrar e manera fija y mensual por n horas mínimas de trabajo a un cliente.
• Una PyME de diseñadores: establecer una cuota permanente para diseño periódico de boletines informativos.
• Una PyME de consultoría fiscal:  definir una facturación semanal para servicios de asesoría de impuestos.

Las ventajas

Cobrar cuotas fijas o rentas establecidas por nuestro servicio es algo muy positivo porque:

• Da solidez a la relación con el cliente.
• Da estabilidad al flujo de efectivo.
• Facilita la especialización del personal hacia las necesidades del cliente.
• Permite mecanizar ciertos procesos que se volverán repetitivos naturalmente.

Las desventajas

Claro, también tiene sus bemoles:

• Se vuelve complicado cotizarle proyectos o servicios menores fuera de la iguala.
• Si el precio pactado resulta ser una estimación insuficiente para lo que el cliente pide es difícil renegociar en el corto plazo.
• Cuando la cobranza se retrasa y existe una relación personal con el cliente se dificulta dejar de prestar el servicio.

Este último punto es el que trataremos a continuación. De nuevo:

Cuando la cobranza se retrasa y existe una relación personal con el cliente se dificulta dejar de prestar el servicio.

La cobranza y su Deux ex machina

Piensa por un momento cuáles son los servicios que tienes como prioridad pagar a tiempo:

• Teléfonos fijo y celular
• Luz
• Televisión por cable
• Gas, etc.

¿qué tienen en común?

1. Un estado de cuenta que llega periódicamente.
2. Un aviso de suspensión de servicio.
3. (Algunos) avisan amablemente (algunos) varias veces antes de cortar el servicio.

Una manera de que la cobranza de servicios por iguala sea más expédita y autónoma es apoyarte en la máquina. Bueno, en este caso en la computadora y algún procesador de palabras u hoja de cálculo.

La receta

Prepara y pon en acción lo siguiente:

1. Un formato de estado de cuenta regular (debe incluir los cobros recibidos en el período)
2. Un formato de estado de cuenta con atraso de pago y aviso de suspensión de servicios
3. Avisos de: “Próxima suspensión de servicio”
4. Aviso de: “Suspensión de servicio”
5. Tu política de tiempos de cobro para considerar a un cliente:
   1. en Status normal.
   2. en Status de atraso y avisos de suspensión.
   3. en Status suspendido.
6. El tiempo que puedes soportar otorgando el servicio sin recibir el pago.
7. Un calendario de entrega de dichos Estados de cuenta y Avisos.

Una vez que tengas lo anterior listo es clave que tu PyME sea sistemática, inclusive religiosa, en la entrega y aplicación de Estados de Cuenta, Avisos y Suspensiones de servicio.

Tu PyME debe de dar la imagen que el “Departamento de cobranza y suspensión” es una máquina inflexible que, justificadamente, liga el servicio al cumplimiento del pago.

Por supuesto, tendrás que hacer excepciones para clientes clave, situaciones especiales, etc. Pero la mayoría de tus clientes estarán siempre informados su servicio, sus pendientes de pago y el impacto de atrasarse demasiado.

Deja de la Machina te apoye a resolver el tema del cobro de igualas independientemente de lo complejo de la historia del día a día y circunstancias de tu cliente.