Una abogado decidió independizarse y crear su propia firma. Trabajo muchos años en uno de los despachos más grandes y prestigiados de México y lo dejó voluntariamente para forma su PyME especialziada en derecho corporativo.

Lo conocí porque la firma grande es nuestro cliente. Al crear la nueva empresa el abogado en cuestión nos invitó a su proveedores así que conocemos la empresa de origen y la nueva PyME.

A pesar de que un factor que lo convenció de tener un proyecto independiente fue el poder eliminar la burocracia y papelero que requiere una empresa de cientos de empleados una de las primeras cosas que creo para su PyME fue un manual de imagen de (hasta ahora) 34 páginas.

No suena muy libre de burocracia que digamos ¿o sí?

Él insistió en que el manual era 100% valor, nada de paja. La idea original fue:

Crear un documento en su computadora para registrar puntos valiosos para una persona de nuevo ingreso.

Me invitó a revisarlo y, efectivamente: ¡34 página de contenido útil y profesional!. Algunos de los puntos tocados eran:

1. Cuál es su política de vestimenta.
2. Como se debe contestar el teléfono.
3. Cuándo utilizar hojas membretadas.
4. Qué tipos de documento deben llegar al cliente con cuál nivel de revisión.
5. Número de días mínimo para dar aviso de solicitud de vacaciones.
6. Horas hábiles de oficina.
7. Cómo operar el conmutador: trasferir llamada, unir llamadas, etc.
8. Lugar del calendario de apartado de salas de juntas.
9. Los gastos que son reembolsables en caso de viaje.
10. Tareas asignables al mensajero.
11. Días de pago para proveedores.
12. Políticas de pago de nómina en caso de que la quincena caiga en un día inhábil.
13. Qué documentos pueden convertirse en papel reciclado y cuales deben destruirse.
14. Organigrama de la empresa.
15. etc, etc, etc.

Después de hojearlo, imaginé a un nuevo empleado de una PyME recibiendo dicho documento.

1. Da una excelente imagen que una empresa pequeña tenga listo y claro esta políticas.
2. Elimina un sin fin de dudas y preguntas que son naturales al ingresar a una nueva organización.

Por último, el abogado en cuestión mencionó que algo clave para mantener al día el manual era tener un encargado claro y fijo para la tarea y que dicha persona sea de un alto nivel dentro de la empresa, preferentemente un socio.